Czy obowiązujące przepisy prawne nakładają na przedsiębiorcę obowiązek posługiwania się pieczątką firmową? Okazuje się, że nie do końca. Zgodnie ze zmianami prawnymi wprowadzonymi w lipcu 2019 roku, w ogromnej skali zniesiono taką konieczność. Skorygowano wówczas zapisy w niemal 170 aktach normatywnych. Od tamtego czasu przedsiębiorcy nie muszą stemplować na sprawozdaniach czy protokołach przekazywanych w celach urzędowych. Dlaczego jednak wciąż tak wiele firm wciąż używa pieczątek?
Do połowy 2019 roku posługiwanie się pieczątką firmową było w niektórych sytuacjach urzędowych potrzebne. Brak pieczątki na dokumencie urzędowym składanym przez osobę posiadającą firmę może przyczyniać się do przedłużania rozpatrywanych spraw. Upowszechnienie nowych sposobów weryfikacji przedsiębiorców, m.in. poprzez techniki elektroniczne, zniosło ten obowiązek. Wcześniej, w większości sytuacji, posiadanie firmowego znaku również nie było bezwarunkowo konieczne. Jak wskazywali ustawodawcy, był to jedynie niepotrzebny formalizm. Dlaczego więc tak wiele firm wciąż posiada własne stemple? Odpowiedź jest prosta: to bardzo duża wygoda i znaczące usprawnienie w pracy. Korzyści płynące z posiadania własnego znaku stemplowego są odczuwalne zarówno dla małych przedsiębiorców, dużych graczy, jak i organizacji pozarządowych. Główną zaletą jest znaczące uproszczenie wewnętrznego procesu obiegu dokumentów. Ale to nie wszystko. Co jeszcze daje pieczęć firmowa?
Znakowanie dokumentów za pomocą stempla zwiększa ich wiarygodność. Może być to nieocenioną zaletą w kontekście relacji biznesowych z innymi podmiotami. Kontrahenci, którzy spotykają się z praktyką stawiania stempli na dokumentach, mogą być przychylniej nastawieni do nawiązywania dalszych kontaktów pomiędzy przedsiębiorstwami. Pieczęć firmowa ma zatem charakter uwierzytelniający. Informuje drugą stronę o tym, że ma do czynienia z realnie działającą firmą. Oczywiście, sposobów weryfikacji prawdziwości przedsiębiorstwa jest więcej, a sama pieczątka nie jest tego gwarancją. Mimo wszystko budzi to odczucia, że firma realnie stara się dbać o swój wizerunek. Może to być szczególnie ważne w przypadku kontaktowania się z podmiotami międzynarodowych. Należy brać pod uwagę fakt, że w niektórych państwach stosowanie pieczątek może być obowiązkowe. Dodatkowym plusem wyrabiania własnego stempla są kwestie marketingowe. Pieczątka firmowa jednoosobowej działalności gospodarczej może mieć charakter reklamowy i wizerunkowy, co pozwoli bardziej utrwalić się w pamięci klienta otrzymującego fakturę.
Czy istnieją jakieś wytyczne co do tego, co musi zawierać pieczątka firmowa? Nie do końca. Właściciele firm mają bardzo dużą swobodę w kontekście komponowania wzorów firmowych stempli. Wymogi dotyczące wyrobienia pieczęci są dosyć ogólne i nie stanowią same w sobie obowiązku. Mimo wszystko, przyjął się pewien zwyczaj, w tworzeniu wzoru firmowego stempla. Dzięki takim wytycznym możemy w prosty sposób dowiedzieć się, co powinno być na pieczątce. Powszechnie przyjęte wymogi pieczątki firmowej określają trzy punkty i prezentują się w następujący sposób:
To nie jedyne wskazówki mówiące, co powinna zawierać pieczątka firmowa. Coraz częściej dodaje się także do niej inne dane, które wyróżniają stempel na tle konkurencji i pozwalają utrwalić się w pamięci odbiorcy. Mowa o adresach mailowych, numerach telefonu czy nazwie witryny internetowej. Dobrą praktyką jest również umieszczenie na stemplu firmowego logo, o ile nie jest ono zbyt skomplikowane. W innym wypadku może być nieczytelne po nieumiejętnym naniesieniu stempla na papier. Można również zastosować uproszczony logotyp albo inny znak identyfikacyjny, który od razu kojarzy się z daną firmą. Reasumując, przedsiębiorcy nie muszą trzymać się sztywnych ram w przypadku tworzenia pieczątek. Warto jednak nanieść na nią najistotniejsze dane, które mogą okazać się istotne dla odbiorcy.
Niegdyś pieczątka była potrzebna do załatwiania wielu spraw urzędowych. W dobie coraz większego rozwoju technologicznego odchodzi się od tego typu rozwiązań. Wciąż jednak dużą popularnością cieszą się pieczątki stosowane w celach firmowych. Nie są one obowiązkowe i nic nie wskazuje na to, aby w najbliższych latach sytuacja miała się zmienić. Zdecydowanie warto jednak zdecydować się na własny znak stemplowy. Dlaczego? Po to, aby usprawnić obieg dokumentów w firmie, szybciej weryfikować pochodzenie danych pism czy sprofesjonalizować działanie swojego przedsiębiorstwa. Można wskazać wprost: pieczątka jest przydatna i ułatwia prowadzenie działalności. Istotne jest to, aby był to stempel tworzący estetyczne znaki. Nieodzowne jest zatem wybranie odpowiedniego producenta pieczątek, który jest w stanie wykonać projekt zgodnie z wytycznymi.
